【紙とはさようなら?】 電子帳簿保存法の改正についてポイント3選(前編)

税金・社会保険・労働関係

こんばんは、kanariyaです。

本日はペーパーレス化に向けて法改正が行われた電子帳簿保存法について解説していきます。
普段から会社経理や税務をされている方であればおわかりいただけると思いますが、会計ソフトに入力するために領収書等をノートに貼ったりして保管していると思うのですが、これを電子的記録等によって保存することを一部義務化することとなりました。
なお、電子帳簿保存法は、社会情勢やデジタル化によって幾度か改正がさせており、今回の最新改正は2022年1月からとなっています。(つまり昨日からですね。)
そもそも電子帳簿保存法とは何かを簡単に説明する必要があります。

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電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは1998年に成立した法律で、国税関係の帳簿や証憑を一定の条件を満たした上で電磁的記録によって保存すること及び電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律になります。
法律上は紙での保存を原則としていますが、電子データとなっている情報をわざわざ紙にして印刷するなど、資源のムダや業務の非効率性といった問題がありました。
電子帳簿保存法が対象とするのは、「国税関係帳簿」、「国税関係書類」、「電子取引」の3種類です。国税関係帳簿とは、仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳等の補助簿などを指し、国税関係書類とは貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表、請求書、見積書、納品書など、電子取引とは電子メール、EDI、クラウドサービス等の取引での請求書、見積書、納品書などを指します。
今回は国税関係帳簿の改正についてポイントのみ解説いたします。

改正ポイント① 国税関係帳簿・書類の要件の緩和

国税関係帳簿・書類の要件緩和については、以下の5項目があります。

1.事前承認制度の廃止

従来であれば、国税関係帳簿・書類を電子データやスキャナ等で保存する場合、原則3か月前までに所轄税務署長に対し、「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」と添付書類を提出して事前に申請する必要がありました。この事前承認の制度が廃止されることにより、事務手続の負担の軽減はもちろん、いつからでも電子記録の開始をすることができるようになります。

2.保存要件と優良保存認定制度の新設

国税関係帳簿・書類を電子データにて保存する場合、真実性の確保(そのデータが本物であるということ)及び可視性の確保(誰ば見てもすぐに判別が可能なこと)が必要であり、電子データによって保存する場合はその要件が詳細に求められていましたが、これらが複式簿記にて記録をしてあることが前提で、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること、保存場所に、パソコン、プログラム、ディスプレイ、プリンター及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書類等に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できる状態にしておくことなどの要件が満たされていれば電子データでの保存が認められるようになりました。
また、これまでの詳細な保存条件および検索条件を満たしている帳簿は優良な電子帳簿として認定され、過少申告加算税が一部免税される優遇措置が整備されることになりました。

3.検索項目の限定化

国税関係帳簿・書類のデータ保存及びスキャナ保存について、検索性の要件が「取引日」、「取引金額」、「取引先」の3つに限定されます。
なお、スキャナ保存による場合、税務職員による質問調査権のよりダウンロード等の求めに応じる場合、「日付または金額の範囲指定により検索できること」、「二つ以上の任意の記録項目を組み合わせたことに条件により検索できること」が不要になります。

4.適正事務処理要件の廃止

スキャナ保存に関して、相互牽制、定期的な検査、再発防止策の規程整備等が廃止になります。相互牽制とは、各事務の職責をそれぞれ別の者にさせること(いわゆるダブルチェック)をいいます。すなわち2人体制だった事務作業が1人で行えるようになるということです。また、定期的な検査とは最低限1年に1度検査を行う必要があるとされてきましたが、定期的検査が廃止されることにより、正しい方法でスキャンがされていれば、原本は不要ということになります。

5.タイムスタンプ要件の緩和

そもそもタイムスタンプとは何かと言うと、「いつ」、「何を」作成したものかを示すことを言います。一方電子署名というものもあり、こちらは「誰が」、「何を」したかを証明することです。電子契約において電子署名とタイムスタンプが必要になります。この2つが揃うことによって紙の契約書と同様の法的効果を得ることができます。
スキャナ保存においては、以前までは「受領者が自署」したことかつ「3営業日以内にタイムスタンプの付与」が必要でしたが、今後は「自署不要」、「7営業日以内にタイムスタンプの付与」に改正されました。
さらに、データの訂正や削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することが可能であるクラウド等を使用する場合には、タイムスタンプ自体も不要になります。
よって、上記4.の適正事務処理要件の廃止と組み合わせて考えると、原本とデータの突合確認の作業もなくなりますので、承認をするだけでよいことがわかります。とても効率化が図られますね。

次回へ・・・

さて、まずはここまではなんとなくご理解いただけたでしょうか。少し長くなりそうなので今回はここまでとし、次回は電子取引における電子データの保存の義務化と罰則規定の改正についてサラッとご説明します。

それでは、本日もご覧いただきましてありがとうございました。

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